Algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden – Groepspraktijk Groeiveld BV
1. Toepasselijkheid & Definities
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle therapeutische behandelingen, consultaties (zowel fysiek in de praktijkruimte als online via teletherapie), en administratieve diensten geleverd door Groepspraktijk Groeiveld BV, hierna genoemd "de praktijk", aan de cliënt.
Onder "psycholoog" wordt verstaan: de zelfstandige of in loondienst werkzame zorgverlener die binnen de praktijk de behandeling uitvoert en is ingeschreven bij de Psychologencommissie.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien deze vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen.
2. Totstandkoming van de overeenkomst & Intellectueel eigendom
Een overeenkomst komt tot stand zodra een afspraak (telefonisch, per e-mail, via Google Agenda, de website of mondeling) is vastgelegd. Bij het maken van een afspraak verklaart de cliënt zich akkoord met deze algemene voorwaarden.
Alle door de praktijk of psycholoog gebruikte materialen, vragenlijsten, documenten en oefeningen zijn intellectueel eigendom van de praktijk of de respectievelijke partners (zoals QIT Online) en mogen niet zonder uitdrukkelijke toestemming worden verspreid of vermenigvuldigd.
3. Annuleringen, Wijzigingen & No-show
De 48-uursregel: Indien een afspraak niet kan worden nagekomen, dient de cliënt dit minimaal 48 uur van tevoren te melden via de officiële contactkanalen van de praktijk (telefoon of e-mail).
Bij annuleringen korter dan 48uur voor de afspraak, of bij het niet opdagen zonder verwittiging (no-show), wordt de gereserveerde tijd volledig in rekening gebracht via een forfaitaire administratieve vergoeding. Nota: Deze vergoeding wordt niet vergoed door de mutualiteit.
Indien de cliënt te laat deelneemt aan de (online) consultatie, kan de duur van het consult niet worden verlengd. Het volledige tarief blijft in dit geval verschuldigd.
4. Online consultaties (Teletherapie) & Technische verantwoordelijkheid
Online consultaties vinden plaats via het beveiligde platform Google Meet, conform de GDPR-richtlijnen. De cliënt ontvangt hiervoor een unieke link via de automatische uitnodiging van Google Agenda en hoeft geen account aan te maken.
Privacyomgeving van de cliënt: De cliënt is zelf verantwoordelijk voor een stabiele internetverbinding, goed werkende apparatuur (camera en microfoon) en een rustige, afgesloten ruimte waarin de privacy en het medisch beroepsgeheim tijdens de sessie gewaarborgd zijn.
Technische overmacht: Indien de consultatie niet kan doorgaan of wordt onderbroken door een technische storing aan de zijde van de praktijk, wordt de sessie kosteloos herpland. Ligt de oorzaak aantoonbaar bij de internetverbinding of apparatuur van de cliënt, dan blijft het tarief verschuldigd.
Verbod op opnames: Het is ten strengste verboden om audio- of video-opnames te maken van de consultatie, tenzij hier vooraf door zowel de psycholoog als de cliënt expliciet schriftelijke toestemming voor is gegeven.
5. Geen crisisdienst
De praktijk biedt geen 24/7 crisisopvang of spoedeisende hulp.
In geval van acute psychische nood of crisis buiten de geplande consultatie-uren, dient de cliënt onmiddellijk contact op te nemen met de huisarts, de huisartsenwachtdienst, de zelfmoordlijn (1813), of de spoedeisende hulp van het dichtstbijzijnde ziekenhuis (112).
6. Minderjarigen, Wilsbekwaamheid & Ouderlijke Toestemming
Conform de Belgische Wet betreffende de rechten van de patiënt kunnen minderjarigen die over voldoende maturiteit beschikken om tot een redelijke beoordeling van hun belangen te komen (wilsbekwaamheid), hun patiëntenrechten zelfstandig uitoefenen. Dit houdt in dat zij autonoom kunnen toestemmen in een therapeutische behandeling. De inschatting van deze wilsbekwaamheid gebeurt door de behandelend psycholoog. Voor cliënten vanaf 16 jaar wordt deze wilsbekwaamheid voor psychologische zorg in de regel verondersteld.
Voor minderjarige cliënten die door de psycholoog niet wilsbekwaam worden geacht (waaronder doorgaans kinderen jonger dan 12 jaar), is de voorafgaande, geïnformeerde toestemming van de wettelijke vertegenwoordigers (de ouders of voogd) vereist.
In het geval van gescheiden ouders met gezamenlijk ouderlijk gezag, mag de praktijk te goeder trouw uitgaan van het wettelijk vermoeden dat de ouder die het kind aanmeldt, handelt met instemming van de andere ouder. Indien de praktijk echter expliciet op de hoogte wordt gebracht van verzet door één van de ouders, kan de begeleiding van een wilsonbekwame minderjarige pas starten of worden voortgezet wanneer beide ouders akkoord gaan of na tussenkomst van een bevoegde instantie.
7. Tarieven, Betaling & Wanbetaling
De actuele tarieven staan vermeld op de website van de praktijk of worden schriftelijk meegedeeld voor de opstart van de behandeling.
Betaling dient onmiddellijk na afloop van de sessie te worden voldaan via de aangeboden mobiele betaalmethode (Payconiq / bank-app), tenzij schriftelijk een andere facturatietermijn (bijvoorbeeld 14 dagen) is afgesproken.
Bij niet-betaling binnen de gestelde termijn wordt een herinnering gestuurd. Blijft betaling daarna uit, dan heeft de praktijk het recht de hulpverlening onmiddellijk op te schorten en wettelijke verwijlintresten en administratieve invorderingskosten aan te rekenen.
8. Beroepsgeheim, Privacy (GDPR) & Dossierbeheer
Alle psychologen binnen de praktijk zijn wettelijk gebonden aan het medisch beroepsgeheim en de deontologische code van de Psychologencommissie. Informatie wordt nooit met derden (zoals huisartsen, partners of familieleden) gedeeld, tenzij mits expliciete (schriftelijke) toestemming van de cliënt of bij wettelijk vastgesteld noodrecht (onmiddellijk en acuut gevaar voor de cliënt of derden).
Persoonsgegevens en het verplichte patiëntendossier worden digitaal beveiligd bewaard, volledig conform de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). Cliënten hebben recht op inzage in en een afschrift van hun dossier conform de geldende wettelijke bepalingen.
9. Aansprakelijkheid
De psychologen binnen de praktijk gaan een inspanningsverbintenis aan en geen resultaatsverbintenis. De psycholoog verplicht zich ertoe de behandeling naar beste inzicht en vermogen, en volgens de geldende wetenschappelijke en professionele standaarden, uit te voeren.
De praktijk en haar medewerkers zijn enkel aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een aantoonbare grove fout of nalatigheid. De aansprakelijkheid is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de desbetreffende psycholoog wordt uitgekeerd.
10. Klachten, Betwistingen & Toepasselijk recht
Bij ontevredenheid nodigt de praktijk de cliënt uit om dit in eerste instantie bespreekbaar te maken met de behandelende psycholoog of de praktijkcoördinator. Daarnaast kan de cliënt zich bij klachten wenden tot de Tuchtraad van de Psychologencommissie.
Op de relatie tussen de praktijk en de cliënt is uitsluitend het Belgische recht van toepassing.
In geval van onoplosbare betwistingen zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement waarin de hoofdzetel van de praktijk gevestigd is bevoegd.